エクセル保存は、Dropboxで上書きミス防止

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今日ネットで、

エクセルで「上書き保存」は事故のもと。では、どうするか?
ダイヤモンド・オンライン 2月23日(月)8時0分配信

という記事を見かけました。

記事の内容を要約すると、

エクセルでうっかり間違った状態で上書き保存してしまうと元に戻せないから、こまめにファイル名を変えて保存しましょう

という主旨。

「名前をつけて保存」の問題点

しかしこれには大きな問題点があります。

  • だんだんファイル数が膨大になる
  • それに伴ってどれが最新だか分からなくなる
  • 管理が煩雑になる
  • ファイル名のつけ方に規則が必要で、それを間違えるとややこしくなる
  • そもそも保存のたびにいちいちファイル名を変えるのが面倒くさい

このような「人力・手動」に頼る方法は、トラブル時に備えたバックアップ作成法としては下の下の下策であります。

一番いいのは、意識せずに自動で勝手にバックアップ(過去のバージョン保持)がされている状態がベストですね。

バージョン管理システムもあるが・・・

そうした問題を解決するための、いわゆるバージョン管理ソフトというものがあります。
GitやSubversion等が有名です。

これらは主にプログラマなど技術に詳しい人たちに利用されています。
しかし一般人が使うには非常にハードルが高く難しいものです。

だからそれらは却下ですね。

パソコン素人でも自動で過去版をバックアップする方法

ずばり簡単、Dropboxを使うだけです。

Dropboxフォルダ内に保存したファイルは、上書き更新するたびに過去の版を履歴として残していってくれて、いつでも任意の版に戻せます。

しかも全て自動。
エクセルで「上書き保存」をするたびに、裏で勝手に同期していってくれます。
何も意識する必要がありません。

もし過去の版に戻したいときは、Web版Dropboxにアクセスして過去のバージョン変更履歴を確認し、任意の版を選択すればOKです。

超絶便利ですね!

Dropboxについては以下の記事でも詳しく解説しています。

パソコンに必ず入れておきたい超絶便利なフリーソフトまとめ

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